Organização e disciplina: o que sustenta resultados consistentes na engenharia

Existe uma habilidade que, por vezes é negligenciada no início da carreira, mas que faz toda a diferença ao longo do tempo: organização. Muitos profissionais acreditam que o crescimento está ligado apenas ao conhecimento técnico. Sem dúvida, ele é fundamental. Mas, na prática, o que sustenta a entrega de bons resultados ao longo do tempo é a capacidade de organizar tarefas, prioridades e rotinas.

Na engenharia, isso fica ainda mais evidente. Construir um edifício requer altíssima disciplina e organização para auxiliar no planejamento e execução eficazes.

Projetos envolvem prazos, equipes, custos, qualidade e riscos. Pequenos erros de organização podem gerar grandes impactos. Organização não é burocracia! Existe um equívoco comum: associar organização com excesso de controle ou burocracia. Sempre fui um crítico da burocracia, penso sempre no simples bem feito, mas isso não significa abrir mão de controles e registros quando se trata de uma complexa execução de um empreendimento.

Para exemplificar melhor, ter um registro de FVS (Ficha de Verificação de Serviços) para uma determinada atividade não entendo que seja uma burocracia. É uma maneira eficaz de trazer a informação de que o processo vem sendo seguido de forma padronizada. Contudo, o conteúdo da FVS precisa ser objetivo, prático e de fácil interpretação e preenchimento, porque senão ela torna o processo burocrático que irá, no longo prazo, desmotivar o seu preenchimento.

Na verdade, organização é o que permite clareza. Clareza sobre o que precisa ser feito. Clareza sobre prioridades. Clareza sobre prazos.

Profissionais organizados tomam decisões melhores porque têm uma visão mais estruturada do cenário.

Os riscos da falta de organização

No início da carreira, é comum subestimar a importância de registrar atividades e planejar o dia. Ouvi recentemente de um CEO que dedica espaços na agenda do seu calendário diário com nome de planejamento para bloquear a agenda de eventuais reuniões e interrupções, a fim de se organizar e conciliar todos os entregáveis de seu dia. Ideia genial, que muitos não se dão o luxo de fazer, e acabam se conectando de reunião em reunião, ou de ligação, mensagens e trocas diversas por meios eletrônicos, sem deixar “tempo para trabalhar”, tendo que ficar preso pós expediente na jornada interminável para cumprir sua missão.

Outros efeitos colaterais que a falta de organização costuma deixar:

• Retrabalho – seja por falta de alinhamento com a parte envolvida, ou por executar no limite do prazo, sem voltar a conferir o que foi entregue;

• Perda de prazos – as vezes por falta de anotar o que precisa ser entregue, ou deixar que outras atividades se acumulem a ponto de tornar tudo prioridade;

• Aumento de estresse – picos de ansiedade por falta de saber delegar, ou mesmo por não negociar corretamente os recursos necessários para uma boa entrega.

• Falhas de comunicação – ao repassar um plano de forma incompleta para a equipe, imaginando que o grau de maturidade de todos estejam na mesma intensidade de aprendizado; as vezes por não combinar corretamente os entregáveis, lembrando que comunicar não é o que se fala, mas sim o que o outro entende.

Com o tempo, esses problemas começam a afetar diretamente a imagem profissional.

Disciplina no dia a dia

Organização depende de disciplina. Não é algo pontual. É um comportamento diário.

Eu tenho por hábito sempre chegar mais cedo do que os meus colegas no escritório. Era assim também na época que atuava como engenheiro de obra. Tinha uma parte importante de meu dia que sempre considerei em poder tomar café com o mestre e encarregados e repassar algumas das agendas previstas para aquele dia, e eventualmente, me antecipar sobre os desafios dos entregáveis previstos. Primeiro alinhamento, comunicação clara, riscos e oportunidades colocados na hora certa, para transformar em resultados.

Algumas práticas simples fazem muita diferença:

• Anotar tarefas

Ando com um caderno sempre à mão. Anotar – à mão – faz com que o meu cérebro consiga registrar as informações colhidas nas diversas reuniões que participo, e me ajuda a ter o momento adequado para retomar cada assunto quando necessário. Já utilizei diversas ferramentas e recomendo várias delas para que auxilie em sua organização de lembretes e ações, tais como Miro, To Do, Planner, Trello, aplicativo de Lista de Tarefas do celular, Evernote, etc. Até hoje, ainda tenho além das plataformas, um Planner impresso que sempre me acompanha, e faço questão de olhar, pensando principalmente no longo prazo. Encontre aquela que mais te fizer sentido e faça um teste.

• Definir prioridades claras

Você já ficou com a sensação de que o dia de outras pessoas tem mais do que 24 horas? Também já não bateu uma certa inveja daquele colega que vai embora sempre mais cedo do que você ao final do dia, enquanto suas tarefas parecem ainda estar pedindo mais umas 2 horas de jornada?

Pois bem, te garanto que o número de horas do dia é exatamente o mesmo para cada um de nós, a diferença é como cada um se organiza pelas prioridades que escolhe fazer com elas. Para mim, hoje é importante estar escrevendo este conteúdo a você, leitor, que por sua vez, entende ser importante estar lendo agora essa mensagem. Isso é prioridade neste momento para nós dois. Contudo, os motivos que levam a essa prioridade são diferentes, mas convergentes! Ambos querem compartilhar do mesmo conhecimento.

Na jornada do dia a dia, uma receita super conhecida é a teoria denominada Matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz urgente versus importante. Ela é direta e muito usada por líderes para decidir exatamente o que deve fazer, delegar, agendar ou eliminar. Ela se divide em 4 quadrantes:

1. Urgente + Importante = Faça Agora!

2. Importante + Não Urgente = Planejar!

3. Urgente + Não Importante = Delegar!

4. Não urgente + Não Importante = Eliminar!

Para cada situação você deve analisar com calma onde se enquadra nessa matriz, e vai saber tomar a melhor decisão.

• Revisar o que foi feito ao final do dia

Assim como ao iniciar o dia, pensar nos entregáveis e se organizar para conseguir realizar, ao término do dia vale a pena também antes de fechar o computador, dar uma olhada em toda a lista de ações realizadas, certificando que sua agenda foi favoravelmente cumprida.

Certamente, muitas outras coisas seriam desejáveis terem sido concluídas também nesta data. Contudo, seja sincero consigo mesmo e analise se o que foi feito está coerente com a disponibilidade de horas que despendeu neste dia. Se cobre daquilo que não foi feito por procrastinação e falta de planejamento para melhorar. Agradeça a si mesmo pelas entregas realizadas naquele dia. O equilíbrio é a chave!

• Planejar o dia seguinte, semana seguinte, mês seguinte…

O gato Cheshire, personagem de Alice no País das Maravilhas, já dizia que, “se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve.”

Além de planejar o dia seguinte, também é valioso ter uma lista de entregáveis de rotinas que compõem sua agenda semanal – relatórios, pedidos de compra, reunião de indicadores e resultados, etc. Parece básico. Mas a consistência nessas práticas é o que diferencia profissionais confiáveis.

Certa vez, me deparei com a quantidade de entregáveis e rotinas que passam a fazer parte do papel do engenheiro residente de obras. Logo, veio dai a ideia de criar um documento de uma página, com o nome Rotina do Engenheiro, que tinha marcos de entrega de cada semana do mês, dando enfoque para que nada passasse despercebido. Diversos engenheiros da minha equipe adotaram aquela “cola” em suas mesas e postos de trabalho, para ajudar a lembrar de cada um dos compromissos.

Foco e produtividade

Outro ponto importante é o foco. Ah … o foco!!! Em tempos de conectividade nunca fez tanta falta! Somos acionados – por vezes pela mesma pessoa – pelo WhatsApp, Teams e e-mail, além de outras formas de abordagem na qual o impulso humano é atender imediatamente. Como é difícil realizar uma tarefa sem ter sequer uma interrupção nos dias atuais. E como lidar com isso?

Em ambientes de obra ou escritório, interrupções são constantes. Sem organização, o profissional se perde facilmente em atividades urgentes e deixa de lado o que é realmente importante.

Reuniões produtivas requer abstinência do celular!! Adotamos isso recentemente na empresa onde atuo. Não foi fácil no começo e ainda hoje é possível notar que parte do grupo ainda luta para resistir. Pois isso é forte para muitos de nós…

A partir do momento em que entendemos que, se uma reunião foi marcada, e ela precisa que você realmente esteja lá, possivelmente qualquer meio eletrônico que não seja para finalidade de anotar ou apresentar algo nessa reunião deveria estar fora da sala ou, minimamente ter um combinado claro da não utilização. Faça este exercício e proponha na sua empresa proibir o uso de celular em reuniões. Você verá como o foco e produtividade virão de brinde com essa contramedida.

Organização ajuda a proteger o tempo e direcionar energia para aquilo que gera mais resultado.

Equilíbrio também faz parte

Existe um ponto que muitas vezes é ignorado: descanso também faz parte da produtividade.

Uma mente atolada em problemas não permite espaço criativo e as soluções ficam bloqueadas. Pausas para respirar e tomar um café, por exemplo são ótimas fontes de reconexão. Dentro da jornada de trabalho, separar um tempo para recarga de energia entre reuniões densas é vital para alívio de stress, dor de cabeça e tensões.

Durante o dia, se sentir que a pressão e o equilíbrio emocional está passando do razoável, se coloque em um ambiente reservado – quem sabe no banheiro até – e faça um exercício de respiração profunda, de 5 a 10 respirações vão lhe ajudar a restabelecer a conexão com os desafios do dia.

Outro item que coloco em prática é a meditação. Se você já sabe que terá um dia com uma rotina muito complexa prevista na sua agenda, que tal se preparar logo cedo com uma meditação, um exercício físico, ou algum tema que te energiza. Cada um sabe aquilo que te faz bem. Aprendi há pouco tempo a meditar, e venho colhendo os benefícios que este momento me proporciona. Também curto muito pedalar, além de tocar piano e violão. São os meus momentos de equilíbrio dentro de uma rotina puxada e movida por uma agenda intensa diária.

Lembre-se, rotinas muito desorganizadas levam ao excesso de trabalho e à perda de eficiência. Profissionais consistentes sabem equilibrar intensidade com recuperação.

Uma reflexão final

Se você está no início da carreira, vale observar como você organiza seu dia.

Você sabe exatamente o que precisa ser feito?

Você define prioridades com clareza?

Você revisa suas entregas?

Carreiras sólidas são construídas por profissionais que entregam bem, de forma consistente.

E consistência, na maioria das vezes, não vem de grandes esforços pontuais.

Ela vem da disciplina diária de fazer o básico bem feito.

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Sobre o autor: Carlos Grazina é engenheiro civil e gestor com mais de 20 anos de experiência no setor de construção e engenharia, tendo liderado grandes projetos e equipes de alta performance. É articulista convidado do LigaJobs para a série especial "Lições de Carreira", onde compartilha quinzenalmente reflexões estratégicas sobre liderança, maturidade profissional e os desafios reais do mercado da construção.